Как оформить командировку

В этой статье мы поговорим о том, как оформить командировку своему сотруднику, какие расходы включать, а также как рассчитать размер суточных при командировках и расходы по найму жилого помещения.

При выплате предприятием своему сотруднику расходов на командировки в доход не подлежащий налогообложению не включаются :

• Расходы на проезд до места назначения и обратно. К расходам на проезд также относят, комиссионные сборы, услуги аэропортов, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал
• Расходы на услуги связи
• Расходы на выдачу загранпаспорта и визы
• Расходы связанные с обменом валюты
• Расходы по найму жилого помещения

Размер суточных при командировках регулируется в настоящий момент законом ничем не ограничен. Он утверждается локальными нормативными актами самой организации. Например, это может быть положение о командировках. Однако здесь следует помнить, что НДФЛ не облагается только сумма в пределах 700 руб. по России и 2500 руб. за рубеж. Кроме того, если сотрудник вернулся из командировки по России в течение суток, то суточные ему не выплачиваются.

Однодневная командировка

Если сотрудник вернулся из загранкомандировки за одни сутки , то суточные выплачиваются за 2 дня: 1 день по России и 1 день по норме, для командировок за рубеж. Eсли сотрудник вернулся из командировки по России в течение суток, то суточные за один день командировки ему не выплачиваются. Если сотрудник находился в командировке менее суток за границей, то суточные выплачиваются в 50%. Получается если сотрудник, слетал на самолете в Берлин на переговоры и вернулся в тот же день, но размер суточных, не облагаемых НДФЛ будет составлять 1250 руб. (2500*50%). Если Положением о командировках, утвержденным на предприятии, установлен размер суточных по  России, например 1000 руб., то необходимо удержать НДФЛ с 30о руб. Независимо от размера, командировочные расходы не облагаются взносами в Пенсионный фонд. После командировки сотрудник обязан предоставить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет по командировке.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются полностью. При этом расходы по найму жилого помещения должны быть подтверждены квитанцией гостиницы по специальной форме. При отсутствии документального подтверждения расходов по найму жилого помещения расходы возмещаются согласно внутренним нормативным актам, утвержденным в организации. Расходы по найму жилого помещения не облагаются взносами в Пенсионный фонд в любом размере Командировчное удостоверение выдается только при командировках по России. При загранкомандировках командировочное удостоверение не выписывается. Днем возращения из загранкомандировки считается день пересечения границы.